Tips para redactar briefing
El briefing es una forma de comunicación entre la empresa y el cliente. Se trata de una etapa en la que se asegura toda la información necesaria para el proyecto que se encara. Es especialmente útil a la hora de generar vínculos exitosos para tus propuestas.
¿Qué es un briefing?
Básicamente, se trata de un documento informativo que tiene los datos esenciales para poner en marcha un proyecto. Si bien es un término muy usado en el campo de la publicidad y la comunicación, se puede aplicar a cualquier terreno empresarial. Es decir, se trata de una instancia de preparación, donde se pueden despejar las dudas antes de pasar a la acción.
Una de las claves para comprender la importancia que tiene este documento se basa en su eficiencia y eficacia. El primer término se relaciona con la posibilidad de maximizar los recursos, organizando todas las tareas antes de comenzarlas, sin perder el tiempo. El segundo, en cambio, refiere a que se minimizarán las posibilidades de errores, pues estará todo detallado en un lenguaje sencillo de entender.
También vale destacar que existe un error común a la hora de pensar este archivo. Si bien pueden utilizarse plantillas, siempre el documento cambiará en función de los intereses de ambas partes. O sea, estará confeccionado según la empresa que lo arma, pero también del cliente al que va dirigido. No es lo mismo, por ejemplo, una presentación para ingenieros informáticos que para diseñadores gráficos.
Por ende, realizar un buen listado de los objetivos a cumplir es extremadamente importante, porque será el punto de partida del trabajo. Si te lo pones a pensar, se trata del planteo sobre el cual se cimentarán los posteriores resultados. Si lo haces mal, no podés echarle la culpa a la otra parte, porque vos no explicaste qué es lo que querías específicamente.
¿Qué se necesita para hacer un buen briefing?
Si bien no se trata de ninguna ciencia exacta, el hecho de redactar un buen briefing implica tener en cuenta ciertas características:
- Objetivo del proyecto. Si no aclarás qué es lo que necesitás, difícilmente comprenderán de qué se trata la propuesta.
- Presentación de la empresa. No hace falta que pongas toda tu trayectoria: solamente dejá en claro a qué te dedicas.
- Requerimientos específicos. En este caso, deberás puntualizar qué es lo que necesitás de la otra parte. Intentá ser lo más minucioso posible, aunque eso no significa ser reiterativo.
- Objetivos específicos. Debés aclarar qué es lo que buscás alcanzar con este emprendimiento. Si la otra parte es especialista en el tema, podrá plantear cambios en el plan para acercarte hacia tu meta. A veces, puede que no estés correctamente orientado.
- Limitaciones. En caso de que no quieras una determinada tarea o no tengas los medios para hacerla, debe quedar asentado.
- Presupuesto. Aquí se habla sobre la cantidad de dinero que tenés para el proyecto. Esto implica, por supuesto, el dinero solicitado.
- Plazo. Básicamente, se trata del tiempo máximo de entrega de lo pedido. Dejalo en claro para evitar malentendidos.
- Formato de entrega. Si necesitás algo puntual en términos de presentación, tenés que aclararlo aquí.
- Ejemplos. Aunque no es obligatorio, podés presentar algunos ejemplos de trabajos realizados en los que pueden basarse.
Consejos para planificar precisamente los pasos a seguir
A la hora de planificar el sistema de trabajo y las especificaciones de la tarea, podés tomar en cuenta algunos consejos.
- Revisá tus documentos anteriores. A veces, puede que el problema del fracaso de un proyecto haya estado en la planificación. Por lo tanto, podés prestarle atención a propuestas anteriores.
- Seguí una metodología lógica. Para esto, podés hacer una especie de línea temporal que respete el formato de entregas. Por ejemplo, las correcciones solamente se realizarán al final, no en una instancia previa.
- Un buen briefing no significa descuidar el día a día. Se trata del último punto de relevancia, pues es uno de los errores comunes por parte de las grandes compañías. Como ellos crean este documento, piensan que no necesitan nada más. Sin embargo, es vital poder mantener una comunicación fluida en la preparación del proyecto. Recordá: solo se trata de una instancia, que forma parte de un proceso más grande.
Ahora que sabés los tips para redactar briefing, podés mejorar tu imagen corporativa para tener una óptima presencia digital.